逆算思考で仕事効率アップ!スケジュール逆算ができない時のポイント

仕事終わらないなぁ…

と悩んだことは絶対ありますよね?


ちゃんと時間をかけて仕事してるはずなのに、思うように進まず、次の日に持ち越しになって、さらに次の日も余計な仕事が入って進まず…仕事が進まない経験って誰にでもあるはずです。

僕はいまフリーランスとして自宅で仕事しているのですが、フリーランスって仕事の成功も失敗も全部自分の生活にダイレクトに跳ね返ってくるので、仕事効率は死活問題。なので、仕事効率アップについては人並み以上に知見があります。


そして、仕事が早い人を見て思ったんです。

仕事が早い人は「積み上げ思考」じゃなくて「逆算思考」をしてることに。


さらに、逆算思考に取り組んだ人のなかにも「上手くいく人」「できない人」の2通りに分かれるのですが、この記事を読んでもらえば、正しいスケジュール管理で逆算思考を成功させる方法を理解してもらえます。


積み上げ思考と逆算思考

積み上げ思考:目の前の問題を1つずつ片付けていく
逆算思考:日々のノルマを設定して取り組む


あなたは仕事をしていて、

さぁ、次は何をしようかな?

と考えたことがあると思います。

ただ、この言葉が頭に浮かんでくる時点で「積み上げ思考」です。

やるべき問題がバラバラに散らばっていって、目についたものから片付けていく…一見号率的なようにも見えますが、積み上げ思考は著しく仕事の効率が落ちます。


反対に、「逆算思考」は1日の課題が仕事を始める前に決まっています。

仮に1週間後までに終わらせなければいけない仕事があるとして、納期に間に合わせるためには1日ごとにどんな仕事をしていけばいいのか…これが逆算思考です。


そして、「効率」という意味では圧倒的に逆算思考が有利。

同じ人物が、同じように全力で仕事に取り組んだとしても、積み上げ思考と逆算思考では仕事効率に2倍以上差が出ます。逆に言えばあなたの仕事が思うように進んでいなくても、逆算思考に切り替えるだけで仕事効率は劇的に改善するということです。


逆算思考に必須の3つの要素


逆算思考には3つの要素が必要です。

・目標値
・期限
・道筋


この1つでも欠けてしまうと、目標達成は不可能だと思ってください。

それぞれについて、カンタンに説明していきますね。


目標値


逆算思考に必須なのは目標値。

例えばダイエットなら「痩せたい」という漠然とした願望を持つのではなく、「3キロ痩せたい」とか。アフィリエイトなら「月10万円稼ぎたい」とかですね。

また数値での目標設定が難しくても、「どの仕事を、どんな状態まで完了させるのか」を明確にしてください。いわばゴール設定で、目標を決めなければゴールのないマラソンを走るようなものです。


期限


次に大事なのが期限。

「3キロ痩せたい」
「ブログで月10万円稼ぎたい」

いずれも期限が決まっていなければ意味がありません。

僕はブログを教える仕事をしているので「ブログで月100万円稼ぎたいです!」みたいに言う人を数多く見てきましたが、彼らの多くは具体的な期限も、後述する道筋も持っていません。


期限がなければ、目標ではなく単なる願望。

「いつまでに、それを達成しなければいけないのか?」

を考えてみましょう。目標値と期限は絶対にセットです。


道筋


最後に、道筋。

「1ヶ月で3キロ痩せたい」
「3ヶ月後にブログで月10万円稼ぎたい」

ここまで決まったら、それを1ヶ月、1週間、1日単位の具体的な行動に落とし込んでいく必要があります。


例えばダイエット。

細かい話は置いておきますが、仮に1ヶ月で脂肪を3キロ落としたいと思った場合、1日あたりの摂取カロリーを基礎代謝より700カロリーマイナスにすれば実現できます。

もっとも、これって運動せずに達成するのはほぼ不可能な数字なので、食事をどうするか、運動をどれくらいするか…を事前に考えて置く必要があるわけです。


漠然と「痩せるために食事を減らそう!」と考えるのではなく、道筋を明確にして取り組むことが重要になります。


逆算思考ができない・うまくいかない時


よし、さっそく今日から逆算思考だ!!

と意気込んでも上手くいかない人は多いです。


たまに「逆算思考に向いている人・向いてない人」みたいな記事を見かけますが、そんなのは関係ありません。

あなたが逆算思考にチャレンジしても上手くいかないのは、単純に今まで積み上げ思考で生きてきたから、逆算に慣れていないだけの話です。間違っても先天的な物ではないのでご安心ください。


そして、僕が思う逆算思考ができない人の特徴は2つ。

失敗1:スケジュールの組み方に問題がある
失敗2:逆算思考に必要な知識がない


この2つの問題さえ解決してしまえば、逆算思考がカッチリはまるようになります。

何より、「ちゃんと、締め切りまでに仕事が終わる」というある意味当たり前のことが出来るようになります。自分が当てはまっていないか考えながら、失敗しやすい2つのポイントを抑えてください。


失敗1:スケジュールの組み方に問題がある


逆算思考しても仕事が終わらない場合、スケジュールの組み方に問題があります。

1日の仕事時間は8時間で、仕事Aは1時間、仕事Bが3時間…と予定を詳細に決めるところまでは良いのですが、8時間ピッタリ仕事を詰め込むと確実に終わりません。

トラブルや他人へのヘルプで、多めに時間を取られる事は珍しくないからですね。


それに、1つ1つの所要時間を過小評価しがちなのも原因。

特に今まで逆算思考を使っていないと、「どの仕事が、どれくらい時間がかかるのか」をうまく考える事ができません。

そして大半の場合は本来1時間半かかる仕事を1時間と設定するなど、本来の所要時間よりも過小評価してしまうので、結果スケジュール通りにならないわけですね。


スケジュールを完了できない日々が続くと、「もういいや」となってしまうわけです。

もし今まで逆算思考ではなく積み上げ思考で生きてきたなら、最初は「結構時間が余ってしまうかも…」くらいのスケジュールを設定してみてください。

もし時間が余ったらその後よりスケジュールをタイトにすればいいし、反対に時間が足りないなら「そもそも実現可能なのか?」を考えて見る必要があります。


失敗2:逆算思考に必要な知識がない


少し前に

「1ヶ月で3キロ痩せたいなら、1日あたりマイナス700カロリーにする必要がある」

とお話しました。

ただ、ある程度ダイエットに詳しくないと意味がわからないですよね?取り組む内容に大して最低限の知識がなければ、逆算思考はうまくいきません。


そもそも、ダイエットであれば以下のような前提を知っておく必要があります。

・人間の基礎代謝(1日あたりの消費カロリーはおよそ2000)
・脂肪1キロ落とすのに必要なカロリー消費数は7200
・食事ごとの摂取カロリー数


基礎代謝は何もしなくても人間が1日に消費するカロリー。

男女、体格によってまったく違うのですが、1日基礎代謝>摂取カロリーとなった時、脂肪は落ちていきます。反対に摂取カロリーが上回ると脂肪は増えます。


1日の基礎代謝:2000
1日の摂取カロリー:1800


この場合、1日あたりマイナス200カロリーで脂肪が落ちることになります。

じゃあ、どれだけカロリーがマイナスになれば脂肪が1キロ落ちるか?7200カロリーマイナスになることで、ようやく体重が1キロ落ちる計算ですね。

1日マイナス200なら、1ヶ月経っても合計6000…つまり1日マイナス200カロリー程度では、1ヶ月に1キロすら体重は落ちません。


ちなみに、1ヶ月で体重を3キロ落としたい場合。

1日あたりマイナス700カロリーを1ヶ月続ければ実現可能ですが、実際に1食あたりのカロリーを計算してみると、これはかなり難しいことが分かります。

実際、平気で1食1000カロリー超えてるなんて事も多いですからね。となると、食事の見直しが必要なのはもちろん、運動も含めないと実現できない数字だと分かってくるはずです。


このように、逆算思考には知識が必要です。

「1ヶ月で3キロ痩せたいから、とりあえず1日30分ジョギングしよう」

みたいに漠然とした計画では実現できないし、もし自分が逆算できるだけの知識を持っていないなら、まずは必要な情報を集めるべきです。


積み上げ思考を捨てて、逆算思考へ


正直、逆算思考ってちょっと大変です。

ノルマに追われているような感覚になってしまうし、常に締め切りを意識しなければいけないことで、積み上げ思考で生きるよりもプレッシャーがかかります。


ただ、積み上げ思考より逆算思考のほうが間違いなく仕事効率は上がります。

もちろん仕事に関わらず、例に出してきたダイエットなども同じですね。


私生活でも全部スケジュール立てて生きろとは言いません。

でも、仕事においては常に逆算思考で取り組むほうが、適度なプレッシャーもあるし、何より常に締め切りを意識することで、直前になって「ヤバい!間に合わない!」なんて事はなくなります。

慣れるまでは、何も考えなくてもいい積み上げ思考がラクに感じるかもしれませんが、ぜひ今日から逆算思考の練習をして、仕事効率を劇的に改善していきましょう!



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